Comunicació asíncrona: forma part de la vostra cultura de l'empresa?

Aquesta és una obra de Colony, un ferotge partidari de l’economia del talent, preparat per ajudar-vos a construir el vostre equip remot i escalar de manera eficient.

El treball remot ha donat a les persones un control sobre el seu temps i enfocament. Són més feliços, ara que tenen més temps per dedicar-se a les seves famílies, amics i, el més important, a ells mateixos.

Són encara més productius a la feina.

Però pot haver-hi una raó amagada, no tan evident, per a tots aquests beneficis, i no funciona des de casa. És comunicació asíncrona.

La comunicació asíncrona significa que les persones tenen control sobre com i quan es comuniquen amb altres membres de l’equip.

Els directius poden vetllar per la importància de la comunicació asíncrona, independentment que l'equip estigui remot o no. Es concentren més a permetre als seus empleats fer treballs remots, tot i deixar el mateix model sincrònic de comunicació que realment no canvia gaire.

Què és, de fet, una comunicació asíncrona?

La comunicació asíncrona és el tipus de comunicació que no es produeix en temps real. Vol dir que, quan envieu un correu electrònic o un missatge, no espereu cap resposta immediata. No mantingueu el correu electrònic obert en cas que rebeu un missatge. El mantingueu tancat i obert per comprovar la vostra safata d'entrada diverses hores després.

Per exemple, si esteu a l’oficina i heu de demanar alguna cosa al vostre company de feina, aneu al seu escriptori i interromp tot el que fan. En un model de comunicació asíncron, els deixeu acabar el seu treball i respondre a la vostra pregunta sempre que trobin el temps per a això.

Quina diferència hi ha entre la comunicació asíncrona i la sincrònica?

La comunicació síncrona es produeix en temps real. Els membres de l’equip que es troben en comunicació estan presents, físicament o virtualment, i responen immediatament.

Les reunions presencials són la forma més pura de comunicació sincrònica. Demaneu alguna cosa, obteniu la resposta i envieu comentaris immediatament.

També hi ha formes digitals de comunicació sincrònica. La missatgeria de xat és una d’elles la majoria de les vegades. No passen molt de temps abans d'obrir la notificació i respondre-la. Si utilitzeu Slack al treball, també és un tipus de comunicació sincrònica si deixeu les notificacions actives i respongueu-les immediatament. Fins i tot el correu electrònic es considera com a comunicació síncrona en la majoria dels casos.

Què passa amb la comunicació síncrona?

Proveu a oferir als vostres empleats un dia remot. Si es millora significativament la seva productivitat, hi ha alguna cosa malament en el funcionament de les coses a l'oficina, amb els vostres formularis de comunicació habituals.

De fet, hi ha diversos problemes.

Primer, les persones estan en constant comunicació. I això no va bé. Un dels ulls espera la nova notificació Slack, mentre que l’altre intenta seguir el treball. El que és pitjor, rebem i responem als missatges fins i tot després de les hores de treball, mantenint-nos constantment connectats i distrets.

Llavors, perdem productivitat per connectivitat. La gent està constantment connectada per estar al dia de tot. Les reunions que se succeeixen massa sovint impossibiliten que els empleats tinguin grans franges de treball profund ininterromput i que resultin en un treball significatiu.

La comunicació constant també posa estrès a la gent. No tenen control sobre el seu temps i sempre apareix alguna cosa, apartant-se dels plans originals. Al final del dia, això comporta una dileminació i un treball acumulat. I tots sabem què significa això: estrès, pressió i pànic. Amb el temps, tots aquests sentiments negatius condueixen al brot.

Les interrupcions constants són inevitables. Un gran nombre d’interrupcions va dividir l’atenció de la gent, i els va trigar en mitjana a 25 minuts per tornar a la tasca original. Això fa que sigui molt difícil avançar en un treball significatiu, sobretot si feu tasques complicades. Activitats com la programació o l’escriptura requereixen molt d’enfocament que només es pot aconseguir a través d’un treball profund. Segons Cal Newport, autor de Deep Work, com més interrupcions experimentem, més perdrem la capacitat de realitzar un treball profund.

Hi ha, per descomptat, alguns casos en què s’hauria de prioritzar la comunicació síncrona. El Brainstorming és un exemple quan els membres de l’equip haurien d’estar presents en temps real, donant idees. També hi ha altres emergències quan simplement no podeu esperar que el vostre col·laborador respongui.

Quins avantatges té la comunicació asíncrona?

  • Permet la comunicació entre molts membres de l’equip d’un equip remot, independentment de la zona horària on es trobin.
  • Totes les converses es guarden i es poden consultar a continuació.
  • Les persones implicades en la comunicació poden trigar una estona a pensar abans de respondre sense pressa res, donant lloc a una comunicació més constructiva i de qualitat en lloc de respostes curtes i sense sentit.
  • Els membres de l’equip aconsegueixen tenir grans ranures de treball profund ininterromput i significatiu, sent més productius i produint treballs de més qualitat.
  • Llargs estiraments de treballs profunds condueixen a una millor capacitat de concentració i rendiment millor.
  • La gent està alliberada de la pressió d’haver de respondre immediatament.
  • Obtenen més control sobre el seu temps sense haver de dependre dels missatges que rebin durant tot el dia.
  • Menys estrès i frustracions que condueixen a la combustió.

Com prioritzar la comunicació asíncrona?

Hi ha moltes eines que podeu utilitzar per fer que la comunicació asíncrona sigui la predeterminada del vostre equip.

El slack és l'eina que ja heu utilitzat. Slack substitueix les converses de correu electrònic entre els membres de l’equip i els permet enviar-los com a missatges de xat. Els membres de l’equip poden estar d’acord en no esperar una resposta immediata a l’hora de xerrar per aquest canal, permetent que tothom tingui les seves sessions de treball profundes.

Google Drive permet als membres de l'equip treballar en els mateixos documents, en diferents moments i llocs. És l’eina final per treballar en projectes i deixar comentaris per discutir-los en un altre moment amb altres membres de l’equip.

Trello és un sistema de gestió de projectes que permet l'assignació de projectes i terminis per a diferents membres de l'equip. Els col·legues poden comunicar-se en els taulers de treball cada vegada que ho decideixin per aconseguir que la seva feina sigui més eficient.

Loom crea enregistraments de pantalla per a membres que no hi són presents per tal d’aclarir punts i orientar-se. Per a una experiència de col·laboració encara més fàcil, també combina amb Slack.

Les empreses adopten una comunicació asíncrona. Alguns d'ells són els tampons, els Zaper i els Doist. Avui podem aprofitar eines com el correu electrònic, el xat i la videoconferència per facilitar als membres de l’equip la comunicació de manera asíncrona sense necessitat d’estar en línia tot el temps.

Si això sembla massa radical, comenceu amb petits passos. Per començar, canvieu el vostre plantejament per correu electrònic o per Slack i veureu quant de temps obtindreu un treball més significatiu.

Meet Colony, un centre de desenvolupament d’alt rendiment en una missió per desbloquejar el màxim recurs a la Terra: el potencial humà. Assisteix-nos a nosaltres a [email protected]