Només a la feina. Com cooperar remotament amb clients i col·legues?

Renúncia: vaig descriure els meus pensaments sobre el treball productiu a la publicació anterior: Com treballar eficaçment en un equip remot? Alerta de spoiler: encara estic buscant una resposta. En aquest article em centro en les eines i solucions concretes que em treballo com a dissenyador d'UX. Tingueu en compte que els següents consells poden ser inadequats en la vostra situació.

L’objectiu: la felicitat personal

Com ser feliç? Sembla més a una pregunta filosòfica. Suposo que la felicitat va al voltant de conceptes com amor, respecte, salut, relaxació i diners. Així doncs, pel que fa al treball, em centraré en maximitzar la part de diners, però no a costa d’altres factors de felicitat. Per exemple, no decidiré un sou més elevat, si haig de fer alguna cosa reduïda.

Per sort, estic satisfet amb la meva situació laboral actual i, com a mínim, vull mantenir-la. Això implica que el meu ocupador s’ha d’acontentar amb la meva feina. És quan genero ingressos per a l’empresa. I això només passa quan els nostres clients avaluen el meu treball positivament. A nivell operatiu, necessito maximitzar la satisfacció del client.

Ho puc fer mitjançant:

  1. subministrant un treball de qualitat a temps,
  2. assegurant el Client, pot confiar en mi (és a dir, estic disponible)

El primer punt és evident per si mateix. La segona és més complicada, ja que es relaciona amb l'aparença que estic allà.

Característica del treball

Com a dissenyador d’UX jo:

  • dissenyar interfícies d'aplicacions,
  • disseny dels fluxos d'usuaris,
  • analitzar les dades de la investigació,
  • realitzar estudis d'usuaris,
  • presentar el meu treball i gestionar comentaris.

La meva característica

  • Sóc un introvertit. Parlar amb altres persones m'enganxa la meva energia. Significa que tendiria, naturalment, a evitar la majoria de formes de comunicació directa. Per descomptat, de vegades és inevitable, com en el cas de presentar els meus treballs.
  • Entenc el funcionament de les empreses. Vaig fundar el meu primer negoci als 21 anys (fa dotze anys). Em vaig graduar en una universitat econòmica. Per això de vegades faig una anàlisi empresarial i no necessito una titulació per explicar-me el procés.
  • Treballo com a equip d’UX d’un. Normalment, sóc l’únic dissenyador del projecte, per la qual cosa he desenvolupat diverses habilitats: filferrografia, disseny de GUI, recerca en UX (principalment IDI, analítica web i investigació de sobretaula). De vegades fins i tot creo llocs web sencers des de zero (gràcies a l’enfocament sense codi de Webflow). Això vol dir que col·laboro amb grups d'interès, desenvolupadors, analistes de negocis i gestors de projectes.
  • Autoorganitzo la meva feina. No m'agrada l'embolic, tret que sigui el creatiu. Les meves notes, fitxers i comentaris són fàcilment rastrejables i manejables.
  • Odio perdre el temps i altres malbaratades. Les reunions infructuoses se senten com una tortura. Per això estic en contra de seguir tots els rituals àgils a cegues, com si hi hagués una llista de control sagrada. Cal que participem en mitja hora en suspensió cada dia? També menyspreo la indecisió i la inèrcia organitzativa.

Normes de cooperació efectiva

Menys comunicació i centrada en el treball

  • Assigne tres punts de temps quan responc a tots els missatges en massa (al principi, al mig i al final d’una jornada laboral). Deliberadament, no assigno hores estrictes perquè valoro la flexibilitat.
  • Critico obertament les reunions sense agenda ni amb un objectiu clar. Després de cada teleconferència a la qual vaig assistir, demano una nota per escrit. Sent un dolor al cul té les avantatges: la gent em convida només si ho necessito.
  • Filtreu la meva safata d'entrada deixant de banda la comunicació que no m'ocupa directament.
  • No dono a ningú el meu número de telèfon a menys que sigui el meu superior o un Clau Interessat (un representant del client responsable de la part financera d’un projecte, per exemple, conseller delegat o propietari del producte).
  • Em nego a fer cap tasca secundària. Quan sóc en un projecte, em centro només en ell. Si el meu conjunt d’habilitats és fonamental per a un altre projecte d’ingressos alts, demano als meus superiors que reorganitzin la meva programació. 60% temps per al projecte A i 40% per al projecte B. Molt bé, però fem oficial. L’única excepció que he realitzat, són els projectes que he participat recentment i només si el meu compromís no superarà una hora a la setmana. Com que conec els detalls del projecte, puc fer que el treball sigui molt ràpid.

Per què això és bo per a la cooperació?

Gràcies a aquestes pràctiques, estalvio temps i puc dedicar-ne més a la feina de qualitat (i això és important, no servint com a línia d’assistència).

Obert per ajudar els meus companys i companys d’equip

Pot semblar contradictori amb la norma anterior. Tot i això, només és un afegit natural. D'una banda, limito el correu brossa i em nego a actuar com a especialista en atenció al client per als meus col·laboradors. De l'altra, comunico quina és la meva experiència i en quins termes estic disposat a ajudar. És qüestió de temps. Puc dedicar molt més temps als meus companys d'equip quan veig que pot millorar notablement la qualitat del seu treball (fins a un 50% del meu temps). També tinc ganes d’aconsellar persones fora del meu equip, però només calen uns minuts. En cas contrari, es converteix en una tasca lateral.

Per què això és bo per a la cooperació?

Sóc l'únic especialista d'UX de la meva empresa, per la qual cosa la meva experiència pot generar una nova llum en alguns aspectes.

Presentacions asíncrones

És la característica assassina i l’actualitat protagonista del meu repertori. Abans de l'arranjament de l'oficina domèstica, vaig reunir tots els grups d'interès d'una habitació i vaig presentar els fotogrames a la gran pantalla. Tot i que per a mi va ser estressant, vaig valorar la seva eficiència. Els comentaris van arribar immediatament.

La situació actual elimina la possibilitat d’una reunió d’aquest tipus, però hi ha alternatives en línia, per exemple, una teleconferència. Tot i així, hi ha dificultats tècniques amb les eines de reunió en línia. Algunes eines es basen en un navegador, cosa que és suficient en molts casos, però en el meu treball no puc confiar en la visualització de filferro de baixa qualitat. Altres reconeixen la resolució de pantalla del presentador però requereixen instal·lar una aplicació localment (alguns empleats corporatius no tenen privilegis d’administració, per la qual cosa no és important). Vaig sortir amb un enfocament diferent: vídeo en alta definició. Enregistro la pantalla (amb àudio) on presento els fotogrames, explico solucions particulars i el flux d’usuaris. Un vídeo dura de 10 a 20 minuts de mitjana, de manera que és molt més curt que una reunió habitual. A més, cada participant la pot veure quan tingui temps. La retroalimentació es presenta com a correu electrònic (molts de correu electrònic, de fet).

Per què això és bo per a la cooperació?

  • Hi poden participar més persones (només cal que envieu un enllaç a un vídeo).
  • El feedback és més interessant (els grups d'interès poden pensar-ho en pau)
  • No m'estressa per a mi (gravació de pantalla i parlar en públic)

Malauradament, també hi ha un desavantatge. Rep respostes durant un llarg període. Es pot trigar fins a una setmana, la qual cosa pot interrompre el flux de treball si es necessita l'acceptació per continuar.

Posada en marxa asíncrona De 30 a 1 minut al dia.

És el consell professional del meu amic. No he tingut l'oportunitat d'utilitzar-la, però em va encantar la idea. En lloc de l’habitual stand-up que pot durar fins a 30 minuts (història veritable), l’equip del meu amic escriu una memòria diària concisa (què vaig fer ahir? Què faré avui? Unes poques frases com a màxim) de manera asincrònica sobre un wiki El seu equip crea un document per stand-up.

Per què això és bo per a la cooperació?

Tireu els inconvenients d’un stand-up (perdre massa temps) i deixeu els avantatges (s’informa l’equip).

Eines per a una cooperació efectiva

Kap per a la gravació de pantalla en macOS

Utilitzo Kap per enregistrar les meves presentacions. Aquesta eina és potent i gratuïta. Malauradament, només està disponible per a mac. Després de generar el fitxer, el penjo en un servei de reproducció de vídeos. Utilitzo YouTube perquè ofereix una funcionalitat d’enllaç privat.

Correu electrònic per a la comunicació

Sóc de vell col·legi. El meu correu electrònic continua sent l’eina de comunicació número un, perquè:

  • Tothom té un correu electrònic, de manera que no hi ha cap barrera d’entrada.
  • Podeu escriure missatges molt llargs i adjuntar fitxers addicionals.
  • Tens una història completa (de vegades fins i tot fora de línia).
  • Els filtres avançats us permeten tenir un control total sobre la safata d'entrada.

Wiki per a la documentació

Valoro els wikis perquè faciliten la col·laboració en temps real. A més, els documents en línia estan actualitzats en contrast amb els documents de Word conservats localment. Hi ha desenes de wikis, però Paper Dropbox és el meu favorit. Té una interfície neta i totes les funcions que necessito. Tot i així, si voleu beneficiar-vos de fulls de càlcul en línia, us recomano Google Drive. Tots dos són gratuïts.

Taula AirT per obtenir documentació addicional

AirTable no és una solució aparent. L'eina us permet crear bases de dades en forma de taules i relacions entre registres. Ho prefereixo mentre realitzo anàlisis empresarials. AirTable supera els Excel o els fulls de càlcul de Google en aquest escenari.

Axure Cloud per a filferro en línia

Vaig amb Axure Cloud, fins i tot quan dissenyo en Sketch (només exporto taulers d’art en PNG i després hi afegeixo interaccions). Els filaments de les aplicacions web se senten més reals. Desactivo els comentaris a Axure, ja que prefereixo recopilar comentaris mitjançant el correu electrònic.

Zeplin (o Axure Cloud) per als desenvolupadors

Si dissenyo en Sketch, vaig amb Zeplin. Quan trio Axure, em quedo amb Axure Cloud.

Bloc de notes per a llistes de tasques

Hi ha excel·lents eines en línia per fer llistes de tasques pendents. Vaig estar content amb Todoist (excel·lent per a llistes senzilles de fer) i Click-up (fantàstic per a projectes complexos). Tot i que vaig apreciar aquestes eines, vaig tenir la impressió que em van alentir. Va passar perquè no vaig poder preveure les tasques que faria un dia en concret. Jo descriuria el meu procés creatiu com un embolic organitzat. Durant un dia, podria canviar d'opinió centenars de vegades, per la qual cosa actualitzar una llista de tasques requereix massa temps. I, seriosament, algú ha de saber, que he canviat aquesta mida de lletra de 13px, a 12px, a 14px? El bloc de notes de paper funciona per a mi el millor.

Eines per a una cooperació ineficaç (els odio)

Algunes opcions aquí poden patir un xoc.

Zoom per a reunions en línia i compartició de pantalla

Em sentia ambigu en incloure el zoom a aquesta llista. Crec que és una eina potent i, admiro la tecnologia que hi ha al darrere. La funció de compartició de pantalla funciona perfectament. Si esteu per reunions en línia, us recomano Zoom. El problema és que actualment estic en contra perquè sovint no produeixen cap resultat. Espero que situï Zoom a la primera llista, en el futur.

Llent per al xat

Vull separar-me amb tu, Slack. No ets tu. Sóc jo. Simplement no puc treballar amb el concepte de missatgeria instantània a la feina. Els xats són bons per parlar amb els amics a Facebook. La ironia és que el mateix nom ho diu tot. La slack empodera el seu desfasament a la feina.

Paraula per a documents

La col·laboració mitjançant la revisió> Els canvis de pista és un malson i s’hauria de prohibir. Les diferents versions d’un document es multipliquen fora de control. Estimada paraula, gràcies pels noranta. Ara moriu.

Per telèfon, ja ho sabeu, per parlar

Odio les trucades per telèfon per empreses per dues raons:

  • Interrompen el meu profund temps de treball.
  • M’obliguen a prendre una decisió a l’instant. Massa sovint, el resultat és mínim (almenys per a mi). Per exemple, accepto un termini no realista i he de posar les hores no pagades.

Jira per a qualsevol cosa (tret que siguis desenvolupador)

Desdivo les eines per fer el seguiment de les tasques i les estimacions del temps. Sóc conscient dels seus avantatges en el món del programari. Els desenvolupadors descomponen tasques enormes en peces més difícils i, simplement, el tema complex es simplifica. Malauradament, no puc dividir tots els reptes de disseny que tinc davant i preparo una llista de comprovació per fer. És enganyós, perquè, durant el procés de disseny, puc canviar les decisions anteriors una i altra vegada. Sé que els clients necessiten uns terminis i, els proporciono. Tot i això, calculo per les fites, no per a cada tasca. Per exemple, puc dir que dissenyo aquesta pàgina de destinació en una setmana. Però no vull aprofundir en detalls com el que faré el primer dia hora per hora.

He mostrat el meu arranjament perfecte. Que és teu?