8 passos per aconseguir una reunió remota amb èxit - Com moure el vostre club de torrades en línia

Esteu pensant a moure el vostre club Toastmasters en línia? Ahir, VOICES de Williamsburg va aprofundir amb SUCCESS! Seguiu llegint per descobrir com el vostre club també pot fer-ho de manera ràpida i eficaç.

Com un dia de neu ... sense neu ...

Com un huracà ... sense vent, branques disperses o barbacoa de neteja congelada comunitària ...

Fer front a la pandèmia ha estat ... diferent.

Els extrovertits es tornen bojos. Caminen el gos més del que és habitual. Així poden sortir de casa i saludar els veïns des d’una distància segura.

Fins i tot els introvertits es cansen del silenci estrany.

Estem atrapats a casa.

Llavors, com podem mantenir-nos connectats, dinamitzats i creixent com a individus, comunitats i clubs Toastmasters?

Per a VOICES de Williamsburg al districte 66, la resposta és la conferència remota.

Com a redactor, ja visc i treballo en línia amb clients de tot el món. Amb diversos companys del club també treballen de forma habitual i es fan conferències de forma remota, traslladar les reunions a la conferència en zoom va ser la solució perfecta.

Ens vam reunir ahir a la nostra meravellosa reunió del dilluns al matí. I està previst que ho tornem a fer la setmana que ve.

Els comentaris van ser immensament positius.

Els socis del club davant d'una possible quarantena i aïllament connectaven cara a cara amb els companys en temps real. Prosperem quan continuem donant-nos suport i ens animem, desenvolupem habilitats i compartim idees noves.

Hem compartit informació i recursos que donen suport a la seguretat i salut de la comunitat. Un membre va presentar un discurs titulat "Nova normal". Va combinar estadístiques ben investigades amb una bona dosi d’humor per alleugerir el nostre esperit.

Els membres del club van avançar en els seus programes educatius i van perfeccionar les seves habilitats de presentació en línia. Les reunions en línia de Toastmasters són el lloc perfecte per practicar habilitats de presentació de seminaris web, conferències en línia i comunicacions de vídeo internes. Obtenim comentaris immediats sobre el posicionament, la il·luminació i l’ús d’imatges gràfiques de la càmera. Continuem treballant sobre l'estructura de la parla, les paraules d'ompliment, els gestos, entre d'altres. Els torradors que es reuneixin en línia estaran preparats per afrontar el futur digital digital amb propòsit, professionalitat i pizazz.

Tan …. Ara que hem establert que guanyant digital amb claredat, què pot fer el vostre club per moure les reunions en línia i fer-les fluides?

8 passos per assolir l'èxit de la reunió en línia per als clubs Toastmasters

1 - Obteniu la paraula amb antelació

Un dels nostres membres es desperta a les 4:30 am per conduir a les reunions de les 7:00. Som un grup dedicat! Tanmateix, fins i tot el membre més lleial pot necessitar més alè per afrontar la seva connexió.

Feu saber als vostres membres com us reunireu. Incloure un RSVP amb el correu electrònic de l'agenda setmanal i l'actualització del club. Proporcioneu instruccions pas a pas per unir-se a la conferència. Arribar per telèfon a qualsevol que pugui necessitar ajuda addicional. Oferiu reunions de prova amb antelació per a qualsevol persona que desitgi accedir a funcions de vídeo i àudio.

2 - Demaneu que tothom arribi d’hora

Un dels majors avantatges de les reunions en línia és la llibertat de trànsit. Per què no utilitzar els 10-15 minuts d'aquest temps de viatge per aparèixer abans d'hora? D’aquesta manera, els participants tenen la possibilitat d’iniciar el seu ordinador o altres dispositius completament. Obteniu un buffer integrat per qualsevol retard en accedir a enllaços, baixar aplicacions o entrar a la reunió. I hi ha més temps disponible per resoldre problemes. Perquè. És tecnologia. Les coses passen.

3 - Treballar junts en equip

Aquest dilluns passat, vaig agrair els líders que van demanar paciència i van animar els companys a recolzar-se mútuament mentre navegaven per dispositius i programari en línia. Tot i que faig servir freqüentment Zoom i altres programes de conferències a l'escriptori i portàtil, no utilitzo iPhones i iPads. Afortunadament, un altre membre del club va poder oferir suport per solucionar problemes. La vostra força està a la vostra comunitat.

4 - Demaneu als participants que es silencien quan no parlen

Treballar i fer conferències a casa us portarà el so inevitable dels mescladors, els nens i els gossos lladradors a la vostra reunió. Manteniu el soroll al mínim si feu clic al botó Silenciar. Es mostrarà respecte i és menys probable que es distregui als seus conferenciants.

5 - Animeu els participants a usar auriculars o auriculars

Posar auriculars o auriculars redueix el soroll i la retroalimentació addicionals, de manera que tothom pot escoltar amb més claredat. Si connecteu, també es permeten enregistraments de millor qualitat.

6 - Vigileu amb el temporitzador

També és massa fàcil fer hores extres sense que el temporitzador estigui assegut davant seu a l’espai real. Demaneu al vostre temporitzador que retingui objectes o targetes verdes, grogues i vermelles a la càmera als intervals adequats. Busqueu els senyals quan parleu. I si us perdeu i continueu parlant, torneu-ho a provar la setmana que ve. Tots estem ajustant.

7: crear una enquesta de temes de taula

En absència de paperetes de paper, haureu de tenir una manera de seleccionar-vos de manera anònima el guanyador dels Temes de Taula. Vaig fer un formulari simple de Google amb una única pregunta: “Seleccioneu la vostra primera opció per al guanyador d’avui en qüestió de la taula”. Les opcions de resposta enumeren els noms de participants amb les caselles de selecció. Cap al final de la reunió, vaig compartir un enllaç al formulari als comentaris i un correu electrònic. Vam permetre un parell de minuts per votar abans d’anunciar el guanyador. El darrere del formulari (visible només per a mi) va presentar resultats automàtics, completat amb un gràfic. Només he compartit el nom del guanyador. Penseu en assignar una o dues persones cada cop per ser formals. Poden revisar i reutilitzar fàcilment el formulari original per a futures reunions.

8 - Celebra!

Fins i tot en línia, podeu oferir aplaudiments, presentar premis i anunciar nous esdeveniments ... Només pot semblar una mica diferent. Els vostres membres del club poden triar, com ho va fer el nostre, quedar-se silenciats, de manera que els aplaudiments es tornin exclusivament visuals. Somieu un gràfic boig i gran que digueu “Felicitats” per haver completat un nivell, participar en un concurs o guanyar taula de temes. No saps per on començar? Què tal de dissenyar una diapositiva de mida de presentació a Canva, mitjançant les seves plantilles i imatges gratuïtes?

Conclusió

Finalment, a mesura que els esdeveniments a nivell mundial canvien a un ritme surreal, treballem per donar-nos suport com a comunitat. Les habilitats que continuem desenvolupant en aquests moments difícils ens permetran prosperar en el lloc de treball connectat del futur.