5 maneres que la ciència ens mostra com funcionar millor pràcticament

Foto de Chris Benson, Unsplash

Tots hem estat allà en algun moment. Són les 15:00 un dimecres. Ara heu estat sis hores de trucades telefòniques amb col·laboradors. I sembla que el seu cervell ha deixat de funcionar. Tot el que podeu sentir és que surti soroll al telèfon, i sembla que no us podeu centrar més.

El treball virtual és la base de l’organització actual. Molt sovint és infuriós, esgotador i, malauradament, ineficaç. Però no ha de ser així. Amb més empreses que es plantegen augmentar el treball virtual, sobretot tenint en compte les noves i potencialment duradores preocupacions sobre un nou virus, ara podria ser un bon moment per analitzar les millors idees de la ciència sobre com fer que el treball virtual sigui molt menys ... bé, funciona.

Aquí teniu cinc dels meus preferits.

Fer-lo més social

El cervell classifica les persones de manera automàtica i inconscient en grup i fora de grup. Col·laborar amb membres del grup no només se sent millor, processem la seva informació de manera més rica, causant menys errors cognitius. Col·laborar amb membres del grup no sembla més que una amenaça. Som prudents i no confiem en ells. Malauradament, sembla, el cervell humà està configurat de manera predeterminada en grup fora, fins que no es demostri el contrari.

Una solució senzilla per al treball virtual és canviar la forma de classificar els altres participants en una sessió de treball virtual com a persones reals, en lloc de conceptes.

Sabeu aquesta sensació quan heu treballat amb algú durant mesos en trucades telefòniques, doncs, finalment us reunireu en persona? I què més fàcil és treballar després amb ells? Aquest és el mecanisme al qual em refereixo. La millor manera de fer-ho és trobar-nos en persona, per descomptat, però encara podem crear sensacions de grup en usar vídeo per a reunions. Si això no funciona per algun motiu, assegureu-vos que feu temps per conèixer el vostre equip com a humans. Mireu les seves fotos, esbrineu les seves vides, els seus objectius, les seves aficions i classificareu aquestes persones com a humans reals en lloc de només sonar al final d’un telèfon. Com a resultat, tot funcionarà millor.

El que veus és el que obtens

Mentre parlem de vídeo, una de les meves mascotes són persones que no triguen ni un moment a configurar el seu vídeo perquè pugueu veure-les de manera clara i professional. Sovint fem una videotrucada i algú té retroil·luminació, fent que sembli un interrogatori. O sense il·luminació en absolut. O se li talla la meitat del cap. O el meu menys preferit, estan molt a prop de la càmera i es pot veure massa.

Quan algú no s'ha trigat a aparèixer professional a la pantalla, és probable que suposem inconscientment que són descarats en altres regnes. Una bona col·laboració, de qualsevol forma, es basa en la confiança, en les persones que es prenen la paraula. La investigació demostra que la confiança es compon de dos components clau: la calor i la competència. No tenir cura de ser vist disminueix clarament tots dos, i afectarà la qualitat de la interacció, tant reduint la confiança com per ser una distracció constant.

Consells sonors

Heus aquí un dels majors errors que veig en el treball virtual, ja sigui amb vídeo o sense. Si cal esforçar-se en escoltar la gent que parla, el joc s’ha acabat. Tots tenim una atenció limitada i la mala qualitat del so suposa una enorme distracció, que impedeix un bon processament. Es tracta de la relació de senyal i soroll. Amb un senyal d’àudio net, qualsevol tipus de treball és molt més senzill. Amb un so llunyà, rascat o intermitent, tothom es concentra en això en lloc del treball a mà.

A la meva pròpia organització, vam invertir temps i fons per trobar la solució perfecta per a les nostres conferències. A continuació, vam provar minuciosament el so i vam esbrinar que parlar literalment a un peu de distància del micròfon no funciona, i res més. Al començar qualsevol reunió, recordem a les persones que no tenen aquest hàbit arrelat. Amb un so net i nítid, és com estar-hi. El sol micròfon del sostre que atrapa sis persones no el talla. Invertiu en tecnologia del so perquè els cervells, siguin on siguin, puguin interactuar de la manera que tenien pensats: centrats en les idees de l’altre, no en el pensament intrusiu: "Quan millorarà el so?"

Cua els visuals

Si bé pensem que treballar pràcticament (per exemple, fent servir Zoom, Webex, Skype o alguna cosa semblant) serà més lent i menys efectiu, resulta que amb una mica de pensament creatiu (i suposant que tingueu en compte els consells anteriors sobre llum i qualitat de so) , aquests formats realment poden fer més que reunions presencials.

Imagineu-vos que esteu discutint un projecte amb un equip de vuit persones, totes a càmera en llocs diferents. El líder de l'equip pot plantejar-se una pregunta i obtenir una informació visual per obtenir una resposta, estalviant molt de temps. Poden demanar a tothom que faci els polzes perquè “Estic d’acord”, els polzes cap a un costat per “no estic segur”, i els polzes cap avall perquè “no estic d’acord”. Preguntes com "Què en pensen les persones d'aquesta idea?" o "Hem cobert tots els angles aquí?" són molt més eficients en una plataforma de vídeo on tothom pot veure la reacció de tot l’equip en un instant.

Una nota final sobre les reaccions: vigileu amb el cap. La gent assenyala inconscientment quan està d’acord amb un punt, i assenteix amb entusiasme quan hi està d’acord. Un líder pot localitzar algú que li apassiona un tema i cridar-los. Aquest tipus de pistes visuals, amb una mica de pràctica, combinades amb una bona facilitació per part d’un líder d’equip, poden fer que el treball virtual vagi més ràpid.

Aprofiteu els canals enrere per agilitzar les coses

De la mateixa manera que l'ús anterior de les visuals, també podem fer servir funcions de xat per permetre que tothom comparteixi les seves idees "en paral·lel". Parlar en grup es produeix en sèrie: una persona parla després de l’altra, amb les persones que reaccionen a les idees de la primera persona, i d’altres responen més enllà.

Tot això necessita temps. De vegades és molt més eficaç obtenir una aportació de tot un equip per escrit tot alhora, dir en una funció de xat o en un document compartit, perquè tothom pugui veure la sortida.

Hi ha un art per a això, i a l’Institut NeuroLeadership, fa un temps que estem responent aquest concepte de processament paral·lel per a ús intern i comencem a ensenyar a altres també. (Tot i que potser aquesta és la veritable eina elèctrica per fer que les reunions virtuals funcionin realment, la idea s’ha d’utilitzar amb cura per no ser una distracció. No voldreu que la gent es parli molt entre elles en lloc de prestar atenció en una reunió.)

Aquí teniu un exemple de com pot semblar això. Imagineu-vos que un equip pren una decisió sobre una estratègia de màrqueting per a un nou producte. El líder podria demanar al grup que cadascun doni una qualificació sobre la idea, a una escala de l'1-10, sense més comentaris, tot en un xat. Molt ràpidament, tot el grup té la idea de com se sent tothom per la idea. Aleshores, el líder podria demanar a la gent de cada llista tres raons i tres raons contra la idea.

El fet que tothom pugui fer-ho alhora i tothom pot llegir tot això alhora, converteix una conversa de 30 minuts que sembla aleatòria, basada en qui tingui ganes de parlar o qui parla més fort, en una conversa de 10 minuts. això és més centrat, més impulsat per les dades i, aquí és el tret de sortida, menys esbiaixat i més inclusiu, dues coses que importen molt a les organitzacions darrerament. No dic que no haguem de deixar temps per a una discussió lliure. Però obtenir una informació bàsica sobre una idea de vuit persones en sèrie no és eficaç.

En resum, amb uns bons hàbits a nivell d’equip i d’organització, resulta que treballar pràcticament pot ser millor que anar a l’oficina a l’hora de fer efectives les reunions. Afegiu-hi menys temps de trànsit, més temps per fer feina i pensaments i, sobretot, darrerament, la por a compartir cap tipus d’infecció, i sembla que el treball virtual és una cosa que tots podríem fer bé per centrar-nos en una mica. més.

Aquest article apareixia originalment a Forbes.