10 consells senzills sobre com presentar informació complexa

Trobeu que heu de presentar moltes dades a persones que no tenen el mateix nivell de coneixement o expertesa que vosaltres?

Presentar informació complexa pot ser un repte important fins i tot per al presentador més experimentat.

Independentment del tema, tots els presentadors comparteixen l’objectiu comú de garantir que mantingui la seva audiència interessada i compromesa. Els presentadors excepcionals tenen per objectiu molt més; volen que el seu públic se senti connectat amb ells i el seu missatge. Volen que els seus oients recordin el seu missatge clau i després actuïn sobre ell.

Angelika Dimoka, directora del Centre de presa de decisions neuronals de la Temple University, ens diu que a mesura que la gent arriba a la sobrecàrrega d’informació: “Comencen a cometre errors estúpids i males eleccions perquè la regió cerebral responsable de la presa de decisions intel·ligent ha deixat fonamentalment les premisses”.

Això està bé i bé, però quan tingueu l’encàrrec de compartir informació complexa, mantenir-la senzilla no sembla tan fàcil per a la majoria de professionals

Molts anys d’experiència i coaching ens han ensenyat que, però, pot ser molt més senzill del que creieu.

A continuació, es mostren 10 consells senzills sobre com mantenir l’atenció del públic quan presenteu informació més difícil:

1.Veure guia turística

Un gran guia turístic serà:

- Mai et deixis perdre

- Assegureu-vos que pugueu escoltar-los al darrere

- Donar vida als fets

- Expliqueu-vos històries

- Assegureu-vos que us divertiu

Si feu la vostra presentació com si fóssiu un guia turístic, us assegureu que el vostre públic us segueixi a cada pas del camí i mai no es deixarà de tractar de resoldre les coses per si mateixos.

2. Mostra’ls què cal mirar

Dirigiu l’atenció del vostre públic cap a on voleu que se centrin. Si voleu mirar els ulls, premeu la tecla "B" a la part superior de la volta i enrosqueu la pantalla.

Si voleu que s’enfocin en alguna cosa concreta a la pantalla, poseu-la en contacte i toqueu-la.

Esteu demanant problemes i feu que el vostre públic tingui un gran servei de serveis si teniu massa informació a la pantalla. Assegureu-vos que només mostreu el que voleu que els presti atenció i que recordeu. Si voleu que s’ho fixin, feu-lo gran i agosarat; no ho deixis enterrat en una gran quantitat de números.

3. Recordeu els 3 porquets, els 3 ratolins cecs, els 3 mosqueters?

La gent recorda les coses dels "3". Ho hem fet des que érem nens petits i encara ho fem avui, de manera que qualsevol cosa que es tracti de dir-ho mantingui fins a 3 punts o menys.

Va funcionar per a Steve Jobs quan va presentar l'iPad 2 el 2011 com a "més prim, més lleuger i més ràpid".

4. Pinta una imatge, val la pena que val més que mil paraules

Utilitzeu imatges escollides i convincents per estimular l’aprenentatge visual, mantenir l’atenció de la vostra audiència i afegir impacte a les vostres paraules. Hi ha un motiu perquè la dita vella ha estat la prova del temps, és perquè és tan cert.

Si veieu una tona de números o de text en una pantalla i veieu una imatge potent amb un gran número en negreta en la qual creieu que recordareu?

Utilitzeu-les, però feu-ho de manera sàvia, creativa i potent.

5. P. Com mengeu un elefant?

R: "Una picada a la vegada". En altres paraules, no els aclapareu.

Quan es tracta de presentar-ne, sempre és menys, tant pel que fa a allò que dius com per al que demostres.

Revelar una idea o concepte alhora; no s'amuntegueu tot en una diapositiva.

6. Explica’ls la història

Expliqueu-los la història que hi ha darrere de les dades, per què és important i la rellevància que tenen per a ells.

És realment difícil desxifrar llistes llargues de dades escoltant un altaveu, de manera que extreure les dades clau i mantenir-les simples i negretes. En realitat no cal que els mostreu tot, exactament el que han de veure.

Sens dubte, les dades sense història són sordes!

7. Sou la presentació: no les vostres diapositives

Les diapositives PowerPoint van ser dissenyades per a ser res més que ajudes visuals.

No us equivoqueu encara amb molts presentadors i deixeu que els seus visuals es converteixin en el seu missatge en lloc d'ells mateixos.

Utilitzades atentament, les ajudes visuals poden ser extremadament valuoses si sempre teniu en compte la seva finalitat. Van ser creats en primer lloc per ajudar-vos a donar suport al vostre missatge, a respirar una mica de vida i a millorar l'impacte que té el vostre missatge en el vostre públic.

Si el projector o el portàtil deixaven de funcionar o si deixeu totes les notes al tren, haureu de parlar encara quan us presentem. La pregunta és, què diràs?

Aquesta és la vostra presentació, no les seves diapositives.

8. Pregunteu a un nen de 12 anys

Una de les moltes coses que més m’agrada del nostre negoci és que cada indústria amb què treballem sembla tenir un lèxic propi. A menys que la vostra audiència estigui molt familiaritzada amb l'idioma de les indústries, perdi l'argot.

Si teniu cap dubte, només cal que ho demaneu a un jove de 12 anys.

Si ho aconsegueixen, també ho serà el vostre públic.

9. Mantingueu-lo ordenat

En altres paraules, declina les vostres diapositives:

- Utilitzeu el mínim nombre possible

- S'adhereix a un punt per diapositiva

- Dividiu les dades en diverses diapositives

A molts professionals se’ls ha dit que és incorrecte tenir massa diapositives i que heu d’utilitzar el mínim possible. Per això, les poques diapositives que tenen són massa ocupades.

Podeu utilitzar tantes diapositives com vulgueu, sempre que serveixen per a un propòsit clar, rellevant i potent i no hi són simplement part del vostre script.

10. Penseu a la cartellera

Sovint veiem dades complexes acompanyades de títols avorrits com, "rendiment de vendes" o "actualització trimestral".

Aquests títols són després seguits d'un diluvi de números que significa que l'audiència no té ni idea d'on començar a buscar.

Ajudeu-los a sortir.

De la mateixa manera que només teniu uns segons per llegir un panell publicitari quan esteu conduint per obtenir el toc sensible del missatge, les diapositives hauríeu de fer el mateix.

"El producte X supera el 28%"

"Com aconseguim l'objectiu d'aquest trimestre"

Informació complexa i dades que es presenten de manera equivocada és com sufocar lentament el vostre públic. De vegades la informació és realment complexa perquè només és la naturalesa del tema i altres vegades és la manera d’intentar presentar el públic.

De qualsevol forma, no us agrairan per fer-los treballar massa i oblidaran la majoria del que heu dit en el moment en què surten per la porta. És la tasca de cada presentador transmetre informació complexa de manera concisa, significativa i atractiva.

Conegueu el que condueix a la vostra audiència, el convertiu en personal per a ells i el que és més important centrar-se a impressionar-los, marcant la diferència que no els cegui amb les dades.

Si aquest article us ha inspirat a aprendre una mica més sobre l'eficàcia de les vostres habilitats de presentació, potser voldreu fer una ullada a les nostres pàgines d'entrenament de presentació i de presentació per veure com us podrem ajudar. També hi trobareu una gran quantitat d'informació "gratuïta" realment útil al nostre Centre d'Aprenentatge.

Imatge: cortesia d’istockphoto.com